Όταν μιλάμε για κάτι που έχει αξία για εμάς, το άκουσμα και μόνο της λέξης “περικοπές” φαντάζει απειλητικό. Στην περίπτωση του προϋπολογισμού μίας επιχείρησης, όμως, οι περικοπές μπορούν να σημαίνουν δύο πράγματα: Είτε τη μείωση χρηματοδότησης ενός έργου με στόχο την περικοπή εξόδων, είτε την ανακατανομή των χρημάτων σε πιο αποτελεσματικές προτάσεις.
Αντίθετα απ’ ό,τι έχουμε μάθει να πιστεύουμε, οι περικοπές στον προϋπολογισμό μίας επιχείρησης είναι – σε αρκετές περιπτώσεις – καλές. Το ίδιο μπορεί να ισχύει και για τη δική σας επιχείρηση, αρκεί να τις κάνετε σωστά. Ας δούμε πώς:
Δημιουργείστε μία υγιή πίεση.
Η εφαρμογή ενός συστήματος κατά το οποίο ο προϋπολογισμός κάθε έργου μπορεί να κοπεί ανά πάσα στιγμή δημιουργεί μία υγιή πίεση στον τρόπο που ξοδεύει η επιχείρηση. Το γεγονός ότι ξοδεύετε χρήματα σε κάτι αυτόν τον μήνα, δεν σημαίνει ότι ισχύει το ίδιο και για τον επόμενο μήνα. Αν δεν έχετε τη δυνατότητα περικοπής του προϋπολογισμού ενός έργου, είναι πολύ εύκολο να οδηγηθείτε σε περιττά έξοδα. Ένα meeting στο τέλος κάθε μήνα θα σας βοηθήσει να αποφασίσετε ποια έξοδα θα προσθέσετε τον επόμενο, ποια θα συνεχίσετε και ποια θα σταματήσετε.
Δώστε προτεραιότητα στον χρόνο σας.
Κυρίως στις μικρομεσαίες επιχειρήσεις, οι ιδιοκτήτες συνηθίζουν να αναλαμβάνουν ρόλους και ευθύνες υπαλλήλων για να μειώσουν τα έξοδα του προσωπικού τους. Αυτό που δεν συνειδητοποιούν, όμως, είναι ότι αυτή η τακτική μπορεί να τους στοιχίσει περισσότερα καθώς καταναλώνουν χρόνο που, ως επιχειρηματίες, θα μπορούσαν να αξιοποιήσουν καλύτερα – όπως, για παράδειγμα, αναπτύσσοντας πλάνα ανάπτυξης της επιχείρησής τους.
Εξειδικευτείτε για να δημιουργήσετε απόδοση.
Όσο αναπτύσσεται μία επιχείρηση, κάθε άτομο σε αυτήν αναλαμβάνει περισσότερες αρμοδιότητες για να ανταποκριθεί στον αυξημένο φόρτο εργασίας – ακόμα κι αν κάποιες είναι υποδεέστερες των δεξιοτήτων ή της εμπειρίας του. Χωρίς έναν “καταλύτη”, αυτή η εκ νέου ανάθεση αρμοδιοτήτων δεν συμβαίνει πάντα. Οι περικοπές στον προϋπολογισμό ενός έργου επιβάλλουν την μετατόπιση ρόλων και ευθυνών σε υπαλλήλους ανεξαρτήτου μισθοδοσίας, και επιτρέπουν την ολοκλήρωση πιο εξειδικευμένων εργασιών.
Μη βιαστείτε να ανακατανείμετε τον προϋπολογισμό.
Κάποιες φορές μπορεί να συνειδητοποιείτε ότι χρηματοδοτείτε υπερβολικά μία πρωτοβουλία, αλλά δεν ξέρετε πού να ανακατανείμετε τον προϋπολογισμό. Σε αυτήν την περίπτωση, μη βιαστείτε να πάρετε κάποια απόφαση. Απλά, κάντε περικοπές.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε προσλάβει πάρα πολλά άτομα σε ένα τμήμα, και ένας υπάλληλος δεν αποδίδει όσο θα έπρεπε. Αντί να τον αντικαταστήσετε άμεσα, μειώστε τον προϋπολογισμό του τμήματος αφήνοντας κενή τη θέση του και περιμένετε να δείτε ποιες νέες ανάγκες θα προκύψουν στο τμήμα ώστε να ανακατανείμετε τα χρήματα ανάλογα.